Адвокатская палата Ивановской области
Рекомендации по ведению, хранению и уничтожению соглашений (договоров) между адвокатом и доверителем об оказании юридической помощи, квитанций об оплате юридической помощи и адвокатских производств.
Утверждены:
Советом Адвокатской палаты
Ивановской области
20 сентября 2013 года
Протокол № 12
1. Соглашение (договор).
1.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи заключается между адвокатом и доверителем в простой письменной форме. Составляется и подписывается соглашение (договор) в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у доверителя, второй у адвоката. На экземпляре адвоката должна стоять отметка доверителя о получении второго экземпляра договора, заверенная личной подписью доверителя.
1.2. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи подлежит обязательной регистрации в «журнале регистрации договоров (соглашений)», где ему присваивается порядковый номер. Форма журнала прилагается. (Приложение № 1)
Номер соглашения (договора) должен соответствовать порядковому номеру записи в журнале регистрации.
Регистрации подлежат все соглашения (договора), заключенные адвокатами независимо от того, с физическим или юридическим лицом заключено соглашение (договор).
1.2.1. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи хранится у адвоката, заключившего соглашение (договор) в течение всего срока исполнения.
После списания денежных средств, установленных соглашением (договором) об оказании юридической помощи, соглашение (договор) хранится непосредственно адвокатом не менее трех лет.
1.2.2. В каждом адвокатском образовании ведется один журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, в котором регистрируются все соглашения адвокатов, работающих в данном адвокатском образовании. Руководитель адвокатского образования своим решением закрепляет лицо (лиц) ответственное за ведение журнала и порядок его хранения. Адвокат, учредивший адвокатский кабинет, ведет журнал самостоятельно.
1.2.3. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и подписью руководителя адвокатского образования (в адвокатском кабинете – подпись адвоката, учредившего адвокатский кабинет) Записи в журнале производятся четко и разборчиво. Любые исправления и дополнения должны заверяться печатью и подписью руководителя адвокатского образования.
1.2.4. Журнал должен иметь надпись о дате начала и окончания ведения журнала
1.2.5. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом (адвокатами) как документ, содержащий сведения, относящиеся к адвокатской тайне, не может быть ни кем истребован без согласия руководителя адвокатского образования, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством об адвокатской деятельности и КПЭА, либо корпоративными решениями и правилами, принятыми уполномоченными на то органами адвокатского сообщества. Это правило распространяется на копии журнала и выписки из журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвоката (адвокатов).
1.2.6. Президент, Вице-президент Адвокатской палаты, а также уполномоченные ими лица, вправе проверить порядок ведения и хранения журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, а также истребовать его либо заверенную копию (выписку) в следующих случаях:
— при поступлении в Адвокатскую палату жалобы Доверителя на действия (бездействие) адвоката;
— в порядке рассмотрения дисциплинарного производства в отношении адвоката, если в рамках рассмотрения дисциплинарного производства исследуются обстоятельства заключения соглашения (соглашений) об оказании юридической помощи.
— в проверке исполнения решений Совета Адвокатской палаты.
1.2.7 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен храниться в условиях обеспечивающих его сохранность и ограничивающий доступ к нему посторонних лиц.
1.2.8. При полном заполнении журнала регистрации, в нем делается запись об окончания его ведения, одновременно с этим заводится новый журнал. Оконченный журнал хранится в документации адвокатского образования не менее пяти лет, после чего может быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт.
1.3. После истечения сроков хранения соглашения (договоры) уничтожаются. Составляется акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Акт содержит в себе следующие данные:
— порядковый номер соглашения (договора),
— дату составления соглашения (договора),
— ФИО доверителя,
— ФИО адвоката,
— сумму, определенную соглашением (договором),
— дату окончания соглашения (договора).
Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения хранятся в адвокатском образовании либо у адвоката постоянно.
2. Квитанция на оплату юридической помощи.
Квитанционные книжки об оплате юридической помощи по соглашению между адвокатом и доверителем хранятся в документах адвокатских образований в течение 5 лет.
3. Адвокатское производство.
3.1. Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.
3.2. Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.
3.3. Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.
Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).
На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:
— наименование адвокатского образования;
-фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
— Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
— номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления либо дата поступления требования органов дознания, органов предварительного следствия или суда.
— дата принятия поручения;
-номер ордера адвоката и дата его выдачи;
-наименование органа, в производстве которого находится дело;
-уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.
3.5. Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с даты исполнения в полном объеме поручения, взятого на себя на основании соглашения об оказании юридической помощи, и не менее трех лет с момента вступления в законную силу соответственного судебного решения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом, либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.
Приложение 1
к Порядку регистрации адвокатскими образованиями
соглашений об оказании юридической помощи
ЖУРНАЛ
регистрации соглашений об оказании
юридической помощи адвокатами
| №№ п/п |
Дата заключения соглашения |
Сведения о доверителе (Ф.И.О., наименование юридического лица, адрес) |
Ф.И.О. адвоката (адвокатов) заключив-шего соглашение |
Сведения об исполнении, расторжении соглашения. |
||
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. | ||
Примечание:
1) В графе «1» производится нумерация соглашений по мере возрастания с начала ведения журнала до его окончания.
2) В графу «2» вносится дата (число, месяц, год «00.00.00») заключения соглашения.
3) В графу «3» вносятся сведения о доверителе, с которым непосредственно заключено соглашение об оказании юридической помощи, т.е. лицо (юридическое, физическое), с которым определялись существенные условия соглашения, кто подписал соглашение и кто производит оплату по соглашению. Если доверителей несколько, то вносятся только те, кто подписал соглашение.
4) В графу «4» вносятся все адвокаты, заключившие соглашение.
5) В графе «5» указывается дата исполнения, расторжения соглашения.
6) Адвокатские образования могут вносить в журнал регистрации и иные сведения о соглашении (например: коротко предмет соглашения, изменения и дополнения в соглашения и т.д.).